مساعد/ة استقبال وإداري: فرصة للانضمام إلى فريق جمعية القديس يوسف لرعاية الصم
تُعلن جمعية القديس يوسف لرعاية الصم، إحدى المؤسسات الرائدة في العمل التنموي والمجتمعي بمصر، عن حاجتها لضم كفاءة متميزة لشغل وظيفة مساعد/ة استقبال وإداري. هذه الفرصة الذهبية متاحة لأولئك الذين يمتلكون شغفًا بالعمل الإداري المنظم والرغبة في أن يكونوا الواجهة المشرقة لجمعية تعمل في مجال نبيل. إنها دعوة للمساهمة الفعّالة في بيئة عمل ديناميكية تدعم التنمية المجتمعية وخدمة فئة غالية من أبنائنا.
في صميم أي منظمة ناجحة، يكمن الدور الحيوي لمكتب الاستقبال والدعم الإداري. فالشخص الذي يشغل هذا المنصب ليس مجرد مستقبِل للمكالمات أو الزوار، بل هو قلب التواصل وروح التنظيم التي تضمن سلاسة العمليات اليومية. تبحث الجمعية عن فرد ملتزم يمتلك مهارات تنظيمية وشخصية عالية، ليكون جزءًا لا يتجزأ من فريقها المخلص في القاهرة. إن كنت ترى في نفسك القدرة على إحداث فرق، فربما تكون هذه هي فرصتك المثالية.
عن جمعية القديس يوسف لرعاية الصم (StJ Egypt)
تعتبر جمعية القديس يوسف لرعاية الصم صرحًا عريقًا في خدمة فئة الصم وضعاف السمع بمصر. تعمل الجمعية بجد على تقديم الدعم والرعاية اللازمة لهذه الفئة لدمجهم في المجتمع وتمكينهم من خلال برامج متنوعة تشمل التعليم، التأهيل، والدعم النفسي والاجتماعي. الانضمام إلى فريق عمل الجمعية يعني أنك ستكون جزءًا من رسالة إنسانية نبيلة تهدف إلى تحسين جودة حياة الآلاف، وستتاح لك الفرصة للمساهمة في تحقيق أثر إيجابي ومستدام.
المسؤوليات الوظيفية: ما الذي تتضمنه الوظيفة؟
يتطلب دور مساعد/ة استقبال وإداري مجموعة واسعة من المهام والمسؤوليات التي تضمن سير العمل بكفاءة داخل الجمعية. هذه المهام تشمل:
- استقبال وترحيب الزوار: أن تكون الواجهة الأولى للجمعية، بتقديم ترحيب حار ومهني لجميع الزوار والمراجعين، مع توجيههم بفاعلية إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين.
- إدارة المكالمات الهاتفية: الرد على المكالمات الواردة بأسلوب لبق، فرزها، وتحويلها إلى الأقسام أو الموظفين المعنيين، مع القدرة على تدوين الرسائل الهامة وإيصالها بدقة.
- إدارة المراسلات والبريد: استلام وفرز وتوزيع البريد اليومي والطرود والوثائق، بالإضافة إلى التعامل مع الشحنات والتسليمات الأخرى بشكل منظم.
- توفير اللوازم المكتبية: الإشراف على مخزون اللوازم المكتبية، تحديد الاحتياجات، وطلب المستلزمات لضمان توفرها دائمًا دون انقطاع.
- تنظيم المواعيد والاجتماعات: تحديث جداول المواعيد وتنظيم الاجتماعات وترتيب قاعات الاجتماعات، بما في ذلك إعداد المحاضر الأساسية إذا لزم الأمر.
- ترتيبات السفر والإقامة: المساعدة في تنظيم ترتيبات السفر والإقامة للموظفين عند الضرورة، وإعداد قسائم المصروفات المتعلقة بها.
- تتبع المصروفات المكتبية: الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة لمصروفات المكتب والتكاليف الإدارية، والمساعدة في إعداد التقارير المالية الدورية.
- أداء المهام الكتابية العامة: القيام بالمهام المكتبية الروتينية مثل حفظ الملفات، التصوير الضوئي، النسخ، إدخال البيانات، وأرشفة المستندات.
- نقطة اتصال رئيسية: العمل كنقطة اتصال أساسية بين الأقسام الداخلية والجهات الخارجية والعملاء، لضمان تدفق سلس للمعلومات.
- توفير المعلومات الأساسية: تقديم معلومات دقيقة وواضحة للزوار والمتصلين، سواء وجهًا لوجه أو عبر الهاتف والبريد الإلكتروني، حول خدمات وأنشطة الجمعية.
- الحفاظ على أمن المكتب: الالتزام بإجراءات الأمن المتبعة في المكتب والتحكم في الدخول لضمان بيئة عمل آمنة ومحمية.
- دعم إداري للفريق: تقديم الدعم الإداري العام لموظفي الجمعية عند الحاجة، والمساهمة في أي مهام أخرى تقع ضمن نطاق الوظيفة.
- إدخال البيانات: [💡] إدخال البيانات والمعلومات إلى الأنظمة المخصصة بدقة واحترافية لضمان تحديث السجلات.
المؤهلات والخبرات المطلوبة: من نبحث عنه؟
لشغل وظيفة مساعد/ة استقبال وإداري بجمعية القديس يوسف لرعاية الصم، نبحث عن مرشحين يمتلكون المزيج الصحيح من الخبرة والمهارات الشخصية والمهنية:
- الخبرة العملية: يجب أن يكون لديك خبرة عملية مثبتة كموظف استقبال، أو ممثل مكتب أمامي، أو في دور إداري مماثل لا تقل عن سنتين.
- إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس: إجادة تامة للتعامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) أمر أساسي لمتطلبات العمل اليومية.
- التعامل مع المعدات المكتبية: خبرة عملية في استخدام المعدات المكتبية المتنوعة مثل أجهزة الفاكس، الطابعات، وماسحات الأوراق.
- المهنية والمظهر: الالتزام بمظهر وسلوك احترافي يعكس صورة الجمعية الإيجابية.
- مهارات الاتصال: امتلاك مهارات تواصل كتابي وشفوي قوية وممتازة باللغتين العربية والإنجليزية. اللغة الإنجليزية بطلاقة إلزامية.
- المبادرة وحل المشكلات: القدرة على التحلي بالذكاء والمبادرة عند ظهور مشكلات، والعمل على إيجاد حلول فعالة وسريعة.
- مهارات تنظيمية: امتلاك مهارات تنظيمية وترتيبية ممتازة، مع القدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات بفاعلية بين المهام المتعددة.
- التعامل مع العملاء: [💡] يتمتع بأسلوب خدمة عملاء متميز، القدرة على بناء علاقات إيجابية مع المراجعين، والتعامل مع جميع الاستفسارات بلباقة واحترافية.
- المؤهل العلمي: الحصول على شهادة الثانوية العامة كحد أدنى. يُفضل حاملو الشهادات الإضافية في إدارة المكاتب أو السكرتارية.
- الخبرة في المنظمات غير الحكومية: [💡] تعتبر الخبرة السابقة في العمل مع المنظمات غير الحكومية أو الجمعيات الأهلية ميزة إضافية قيمة.
- الدقة والانتباه للتفاصيل: [💡] القدرة على العمل بدقة متناهية والاهتمام بأدق التفاصيل لضمان جودة المخرجات.
إذا كنت تجد في نفسك هذه المؤهلات ولديك الرغبة في الانضمام إلى فريق عمل جمعية القديس يوسف لرعاية الصم والمساهمة في تحقيق رسالتها النبيلة، فإننا ندعوك لتقديم طلبك. هذه ليست مجرد وظيفة، بل هي فرصة لبناء مستقبل مهني مثمر والمساهمة في مجتمع أفضل. اغتنم الفرصة لتكون جزءًا من كيان يقدر العطاء والتميز.
Jobs | وظائف