تعلن شركة STJ الرائدة عن فرصة عمل مميزة في القاهرة لوظيفة مراقب وثائق (Document Controller) للانضمام إلى فريقها المحترف. في عالم الأعمال الحديث، حيث تدفق المعلومات هو عصب كل مؤسسة، يبرز دور مراقب الوثائق كحجر زاوية لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية. هذه الوظيفة ليست مجرد مهمة إدارية، بل هي قلب العمليات التنظيمية التي تحافظ على سلامة البيانات، ودقتها، وسهولة الوصول إليها، مما يدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية ويساهم في تحقيق الأهداف العامة للشركة.
تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية فائقة ودقة متناهية، فالوثائق هي ذاكرة المؤسسة وسجلها الحي. تقع على عاتق مراقب الوثائق مسؤولية جسيمة لضمان أن جميع المستندات، سواء كانت ورقية أو رقمية، تتم إدارتها وفقًا لأعلى المعايير، مما يدعم اتخاذ القرارات السليمة ويحمي مصالح الشركة. [💡] نحن نؤمن بأن الكفاءة في إدارة الوثائق تنعكس مباشرة على جودة الأداء العام لأي مشروع أو قسم، وتسهم في تعزيز الشفافية والمساءلة.
مسؤوليات رئيسية تنتظر مراقب الوثائق:
بصفتك مراقب وثائق في STJ، ستقوم بعدة مهام حيوية تضمن سلاسة تدفق المعلومات ودقتها:
- إدارة وصيانة الوثائق: يتولى مراقب الوثائق مسؤولية إدارة كافة أنواع المستندات، بدءاً من إنشائها ووصولاً إلى أرشفتها النهائية أو التخلص منها بشكل آمن ووفقاً للسياسات المعتمدة. يشمل ذلك تنظيم الملفات، وتصنيفها، وتحديثها بانتظام لضمان توافر أحدث الإصدارات في جميع الأوقات.
- ضمان الدقة والجودة: تتطلب الوظيفة تدقيقاً مستمراً لضمان دقة المعلومات الواردة في المستندات، ومراجعة جودتها وخلوها من الأخطاء الإملائية أو الفنية. هذا يضمن موثوقية الوثائق كمرجع أساسي للعمليات التشغيلية واتخاذ القرارات الحاسمة.
- التحكم في الوصول إلى الوثائق: من الأهميات القصوى، وضع آليات محكمة للتحكم في الوصول إلى الوثائق الحساسة والسرية. [💡] هذا يشمل تحديد صلاحيات المستخدمين، وإدارة أذونات الوصول، وضمان الامتثال لسياسات الأمان والخصوصية الصارمة للشركة.
- تتبع حركة الوثائق: يجب على مراقب الوثائق تتبع حركة المستندات بين الأقسام المختلفة أو الجهات الخارجية، وتسجيل جميع المعاملات المتعلقة بها لضمان سهولة استرجاعها وتجنب فقدانها أو سوء استخدامها.
- الالتزام بالسياسات واللوائح: يلتزم مراقب الوثائق بتطبيق جميع سياسات الشركة الداخلية المتعلقة بإدارة المستندات، بالإضافة إلى القوانين واللوائح المحلية والدولية ذات الصلة، لضمان الامتثال التام والحماية القانونية للشركة.
- المساعدة في عمليات التدقيق: يشارك مراقب الوثائق بفعالية في عمليات التدقيق الداخلية والخارجية، من خلال توفير المستندات المطلوبة والبيانات اللازمة للمدققين، مما يسهل عملية المراجعة ويضمن الشفافية والنزاهة.
- تدريب الموظفين: يقوم بتدريب الموظفين الجدد والحاليين على أنظمة إدارة الوثائق المعتمدة في الشركة، وكيفية استخدامها بفعالية لضمان التطبيق الموحد للممارسات الجيدة وتحسين كفاءة العمليات.
- تقديم الدعم الإداري: بالإضافة إلى مهامه الأساسية، يقدم مراقب الوثائق الدعم الإداري اللازم للإدارة والأقسام المختلفة فيما يتعلق بالوثائق، مثل إعداد التقارير الدورية، أو تنسيق الاجتماعات الخاصة بالمستندات، أو المساعدة في مهام الطباعة والتصوير.
المؤهلات والمهارات المطلوبة:
للنجاح في هذا الدور الحيوي، نبحث عن مرشح يمتلك الصفات والمؤهلات التالية:
- المؤهل العلمي: حاصل على درجة البكالوريوس، [💡] ويفضل أن يكون في تخصص ذي صلة مثل إدارة الأعمال، نظم المعلومات الإدارية، أو أي مجال إداري آخر يوفر أساسًا أكاديميًا متينًا.
- الخبرة العملية: خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات ولا تزيد عن 5 سنوات في مجال مراقبة الوثائق أو إدارة المستندات، [💡] مما يضمن فهمًا عميقًا لتحديات ومتطلبات الوظيفة وقدرة على التعامل معها بمهنية.
- إتقان البرمجيات: إتقان استخدام حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) هو أمر أساسي، بالإضافة إلى الإلمام الجيد بأنظمة وبرامج إدارة الوثائق الإلكترونية (DMS) المختلفة.
- مهارات تنظيمية وتواصل: امتلاك مهارات تنظيمية فائقة وقدرة على ترتيب الأولويات وإدارة الوقت بفعالية لتحقيق الكفاءة القصوى. بالإضافة إلى مهارات تواصل ممتازة، سواء كتابية أو شفهية، باللغتين العربية والإنجليزية، لضمان التعامل الفعال مع جميع الأطراف.
- الاهتمام بالتفاصيل: دقة متناهية وملاحظة قوية للتفاصيل الصغيرة، وهي صفة حاسمة لتجنب الأخطاء وضمان جودة العمل وسلامة البيانات.
- القدرة على العمل: القدرة على العمل بشكل مستقل وتحمل المسؤولية الكاملة عن المهام الموكلة، وأيضًا العمل بفعالية وانسجام كجزء من فريق متكامل لتحقيق الأهداف المشتركة.
- حل المشكلات: امتلاك مهارات تحليلية قوية وقدرة على تحديد المشكلات المتعلقة بالوثائق وتقديم حلول فعالة وفي الوقت المناسب.
- التعامل مع المعلومات السرية: أمانة عالية ومسؤولية كبيرة في التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بمنتهى الاحترافية والسرية المطلقة.
- معرفة اللوائح الصناعية: فهم جيد للوائح والمعايير الصناعية المتعلقة بإدارة الوثائق وحفظ السجلات، [💡] لضمان الامتثال الكامل للمعايير المحلية والدولية ذات الصلة بالقطاع.
لماذا STJ هي وجهتك القادمة؟
في STJ، نؤمن بأن الاستثمار في كوادرنا البشرية هو مفتاح نجاحنا واستمرار تطورنا. [💡] بصفتنا شركة رائدة في مجالنا، نقدم بيئة عمل ديناميكية وداعمة، تشجع على الابتكار والتطور المهني المستمر. وظيفة مراقب الوثائق لدينا ليست مجرد نقطة توقف، بل هي بوابة لمسار مهني واعد، حيث يمكنك صقل مهاراتك واكتساب خبرات جديدة والتعلم من خبراء الصناعة في بيئة مليئة بالتحديات والفرص. [💡] إن مساهمتك في ضمان سلامة وفعالية نظام إدارة الوثائق ستكون لها بصمة واضحة على نجاح مشاريعنا واتخاذ قراراتنا الاستراتيجية. ستتاح لك الفرصة للعمل مع فرق متعددة التخصصات، واكتساب رؤى قيمة حول مختلف جوانب العمليات التجارية.
هذه الوظيفة مثالية لمن يمتلك شغفًا بالتنظيم والدقة، ويسعى ليكون جزءًا لا يتجزأ من مؤسسة تقدر مساهماته الفردية والجماعية. [💡] نحن نبحث عن شخص مبادر، لديه القدرة على التكيف مع التحديات المتغيرة، والمساهمة بفاعلية في تطوير وتحسين أنظمتنا وعملياتنا. [💡] إذا كنت ترى نفسك تتألق في بيئة تتطلب تركيزًا عاليًا على التفاصيل والامتثال لأعلى المعايير، وكنت تتطلع إلى النمو المهني والشخصي، فإن هذا الدور قد صمم خصيصًا لك.
إذا كنت تمتلك المؤهلات والخبرات المطلوبة، وتطمح لترك بصمة حقيقية في مسارك المهني ضمن بيئة عمل احترافية ومحفزة، فلا تتردد في التقديم الآن! انضم إلى عائلة STJ وكن جزءًا من فريقنا الذي يساهم في بناء مستقبل أفضل. فرصتك الذهبية تنتظرك!
التقديم من هناJobs | وظائف